Oubliez la distance, la vidéoconférence a bouleversé les codes du travail collaboratif. Réunir collègues, partenaires ou clients à travers un écran n’a jamais été aussi simple, ni aussi fluide. Le temps où il fallait réserver une salle, installer un matériel hors de prix et croiser les doigts pour que la connexion tienne appartient au passé. Aujourd’hui, il suffit d’un ordinateur, d’une webcam et d’un lien envoyé par mail. Bienvenue dans l’ère de la réunion sans frontières, où chaque visage s’invite dans votre bureau en un clic.
Qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?
La vidéoconférence s’impose désormais comme la réunion virtuelle par excellence : chacun, installé devant son écran, partage son image et sa voix via webcam. Un serveur central orchestre la réception et l’assemblage de tous ces flux vidéo pour composer une mosaïque où chaque participant apparaît en temps réel.
En général, un modérateur joue le chef d’orchestre. C’est lui qui invite les autres participants à la conférence, souvent par e-mail, et qui gère le rythme de la réunion. Il peut démarrer ou arrêter la session, partager son écran pour collaborer sur un document, ou encore enregistrer la visioconférence pour permettre à d’autres de la visionner par la suite.
Pour rejoindre une vidéoconférence, plusieurs dispositifs sont possibles : un PC avec webcam, un smartphone équipé d’une caméra, un téléphone vidéo VoIP ou encore le matériel spécifique d’une salle de vidéoconférence. Autrefois, on passait par du matériel dédié sur des lignes RNIS, mais la fin du réseau RNIS et l’évolution rapide des technologies internet ont rendu ces solutions obsolètes.
Le choix des outils pour organiser une vidéoconférence IP est vaste. Certains services sont hébergés dans le cloud, comme Skype (gratuit) ou des solutions payantes telles que VoIP One, Zoom, Lifesize ou BlueJeans. Les offres payantes offrent généralement davantage de fonctionnalités et une gestion plus avancée des flux, tandis que Skype mise sur la simplicité d’accès.
Il est aussi possible, avec des prestataires comme VoIP One, d’installer un serveur dédié au sein de votre entreprise pour garder la main sur vos données. À noter : le service cloud de VOIP-one fonctionne sur des serveurs sécurisés en Suisse, alors que la plupart des autres solutions s’appuient sur des data centers américains, exposés à une surveillance continue.
Options de mise en œuvre pour les systèmes de vidéoconférence
Pour déployer une vidéoconférence, deux éléments sont nécessaires : un serveur de vidéoconférence et un client de visioconférence.
Serveur de vidéoconférence
Le serveur de vidéoconférence collecte les vidéos de chaque participant et les assemble pour former une vue d’ensemble. Il gère les utilisateurs, planifie les réunions, envoie les invitations et crée des salles de conférence virtuelles. Durant la réunion, il pilote aussi les fonctions de contrôle : démarrage d’un enregistrement, diffusion du flux à de nombreux spectateurs lors d’événements majeurs…
Serveurs internes Vidéoconférence maintenant commande
Jusqu’à récemment, il était courant d’héberger le serveur de vidéoconférence en interne, sur site. Mais cette solution exigeait une puissance de calcul adaptée et des remplacements matériels réguliers à mesure que l’entreprise grandissait. Les coûts d’achat élevés et la complexité de la maintenance expliquent pourquoi ce modèle a été largement abandonné.
Service Cloud
Désormais, l’externalisation vers le cloud s’impose comme la norme : le serveur de vidéoconférence est hébergé en ligne, accessible depuis n’importe où, et les mises à jour ou sauvegardes sont prises en charge automatiquement. L’investissement initial est réduit et la solution évolue facilement avec les besoins de votre organisation. En cas de souci, l’assistance est souvent bien plus réactive.
Client de visioconférence
PC/Mac avec navigateur Web ou logiciel client
La grande majorité des utilisateurs se connectent à une vidéoconférence via leur ordinateur, portable ou fixe, équipé d’un navigateur web moderne. Ce dernier gère l’audio et la vidéo sans configuration complexe.
La simplicité : il suffit de cliquer sur un lien pour rejoindre une réunion, sans avoir à installer un logiciel de visioconférence ou suivre une longue formation. Tout est pensé pour être intuitif.
Pour profiter de fonctionnalités avancées, comme le partage d’écran, il peut être nécessaire d’installer un logiciel dédié (en général gratuit). Après avoir saisi vos identifiants, vous accédez à toutes les conférences auxquelles vous êtes convié.
Pour une restitution sonore de qualité, l’utilisation d’un casque haut de gamme est recommandée. Le choix du microphone s’avère déterminant, surtout pour les échanges professionnels où la clarté de la voix ne doit souffrir aucune approximation.
Application de visioconférence smartphone Commandez une vidéoconférence
L’accès sur smartphone se fait le plus souvent par une application dédiée. Même si les navigateurs mobiles modernes permettent aussi de rejoindre une réunion, l’application offre un confort supérieur et une gestion plus fluide de l’affichage.
Résultat : il devient possible de participer à une visioconférence depuis n’importe quel endroit, pourvu que la connexion internet suive.
Téléphone matériel vidéo VoIP
Les téléphones vidéo dédiés n’ont jamais vraiment percé, souvent parce qu’ils étaient associés à des systèmes fermés. Avec l’arrivée de la technologie SIP, il existe désormais des modèles ouverts, capables de gérer aussi bien les appels VoIP classiques que les appels vidéo SIP.
Matériel de salle de vidéoconférence
Le matériel dédié aux salles de conférence a longtemps été la seule option pour lancer une vidéoconférence professionnelle. Aujourd’hui, il s’agit d’une alternative parmi d’autres, totalement intégrée à l’internet. Certaines solutions, notamment celles privilégiées par VOIP-one, reposent sur le protocole SIP ouvert, ce qui garantit une compatibilité multi-fournisseurs.
On trouve du matériel adapté à toutes les tailles de salle : de la petite salle pour 2 à 6 personnes jusqu’aux grands auditoriums. Plus l’espace est vaste, plus il faudra prévoir caméras, microphones et enceintes adaptés.
Au-delà de ces éléments de base, il existe du matériel spécialisé : tableaux numériques interactifs, microphones de plafond (comme le Shure MX910) qui captent la voix sans se soucier de l’orientation, ou encore des écrans géants (à partir de 65 pouces) pour restituer chaque participant en taille réelle.
Lors d’un test interne du matériel (11/2019), la marque Yealink s’est démarquée grâce à ses interfaces SIP ouvertes et à la qualité professionnelle de ses composants. Mieux encore, ces produits restent compatibles avec les systèmes propriétaires. Vous pouvez donc lancer votre visioconférence sur Teams ou Zoom sans craindre de vous retrouver coincé.
Délimitation de la vidéoconférence pour la webconférence Commandez une vidéoconférence
La conférence web se distingue de la visioconférence classique. Elle prend la forme d’une présentation à sens unique : un intervenant diffuse son contenu à un grand nombre d’auditeurs, souvent via un partage d’écran (PowerPoint, par exemple). Le présentateur peut transmettre sa voix, mais la vidéo des spectateurs n’est généralement pas partagée. Ce format est privilégié pour la formation.
La vidéoconférence, elle, repose sur l’interactivité : chaque participant peut voir et entendre tous les autres. Un modérateur peut être désigné pour gérer l’écran partagé ou animer le chat. Les outils d’annotation permettent de collaborer sur des documents en direct. Le point fort de la visioconférence : l’échange et la visibilité réciproque. En revanche, la gestion du partage de fichiers et du contrôle à distance reste plus limitée.
| fonction | Conférence Web typique | Vidéoconférence typique |
| Partage de fichiers | ouais | non |
| Desktop Sharing | ouais | ouais |
| Contrôle du bureau | ouais | non |
| Partage d’applications | ouais | non |
| Utilisation d’outils de dessin et de marquage et d’un tableau blanc commun | ouais | ouais |
| Fonctionnalités de chat modérées | ouais | ouais |
| Diffusion en direct de données vidéo et audio | ouais | ouais |
| Transférer et modifier le rôle de présentateur | ouais | ouais |
| Fonctions d’enregistrement | ouais | ouais |
| Transmission vidéo et vocale de chaque participant | non | oui |
L’unité de contrôle multipoint en tant que distributeur central d’étoiles
Le MCU, ou unité de contrôle multipoint, joue le rôle de chef d’orchestre des visioconférences : il reçoit les signaux vidéo de chaque participant, les fusionne en une seule image, puis redistribue ce flux à tous. Autrefois, il s’agissait d’un appareil physique centralisé, relié aux caméras par câble. Aujourd’hui, tout se passe via logiciel et internet.
Le MCU coordonne donc l’ensemble des flux vidéo lors d’une visioconférence.
Deux modes de fonctionnement principaux existent :
- Présence continue : l’image de tous les participants est affichée en permanence à chacun.
- Commutation vocale : seul le participant qui parle est affiché à l’écran de tous, le MCU détectant automatiquement l’orateur.
Solutions de visioconférence dans le cloud Commandez une vidéoconférence
Envie de déployer une solution de vidéoconférence, sans engager de frais lourds dès le départ ? Les solutions cloud répondent à ce besoin, permettant d’organiser une visioconférence en ligne dès 3 participants ou pour des groupes beaucoup plus larges.
Voici quelques options reconnues du marché :
- Voip-one, solution basée sur le protocole SIP ouvert, hébergée sur des serveurs suisses.
- zoom.us, technologie propriétaire opérant sur des serveurs américains.
- lifesize.com, également propriétaire, avec hébergement en Europe et aux États-Unis.
- bluejeans.com, solution américaine propriétaire.
- pexip.com, technologie propriétaire avec serveurs américains et relais régionaux.
- Google Hangouts, solution américaine, peu de matériel professionnel dédié à la visioconférence.
Principaux protocoles et normes pour la vidéo
Anciens protocoles, principalement dans les réseaux RNIS
- H.320 pour la visioconférence sur RNIS ou lignes dédiées (E1, T1).
- H.321 pour l’utilisation des canaux ISDN-B avec transfert de données multimédias.
- H.322 pour la transmission de visioconférences sur réseaux à qualité de service garantie comme ATM ou Ethernet.
- H.323 pour l’échange de données multimédias sur des réseaux sans garantie de QoS, comme internet.
- H.324 pour les transmissions sur lignes téléphoniques analogiques à faible débit.
- T.120 : famille de protocoles pour les conférences multimédias, incluant messagerie texte et contrôle à distance.
Nouveaux protocoles basés sur la norme VoIP
- SIP, protocole d’initiation de session pour établir des communications voix et vidéo sur IP.
- RTP, protocole de transport temps réel pour l’audio/vidéo sur IP.
- SRTP, extension sécurisée de RTP pour chiffrer les flux multimédias.
Téléprésence / Téléprésence, visioconférence réaliste
La téléprésence vise à recréer la sensation d’être sur place, même à des milliers de kilomètres. Elle s’appuie sur des vidéos haute définition, parfois transmises vers des casques de réalité virtuelle, pour immerger l’utilisateur dans un environnement distant.
L’expérience s’enrichit parfois d’un bras robotisé, manipulé à distance via joystick ou capteurs. Un médecin, par exemple, peut ainsi réaliser une opération à distance, ou inspecter un patient situé dans un autre pays.
Il existe aussi des robots mobiles surmontés d’une tablette : l’image de l’interlocuteur s’affiche à l’écran, et il peut piloter le robot pour se déplacer dans la pièce, donnant l’illusion d’une présence physique.
Dans sa forme la plus simple, une vidéoconférence sur écran géant HD, avec un son stéréo de qualité, constitue déjà une expérience de téléprésence. Deux personnes peuvent ainsi se parler comme si elles se faisaient face, grandeur nature, sans partager la même pièce.
Fonctionnalités de conférence Web Commandez une vidéoconférence
Les plateformes de conférence Web offrent un éventail de fonctions pour enrichir l’expérience collective :
- Partager des documents : permet de télécharger et distribuer des fichiers aux participants.
- Partager postes de travail et applications : donne la possibilité de montrer l’intégralité de son écran ou une application précise, utile pour la formation logicielle.
- Tableau blanc : facilite la prise de notes collective et le brainstorming, à la manière d’un tableau en salle de classe.
- Bavarder : fonction de messagerie instantanée pour échanger en direct autour de la présentation.
- Vidéo : l’image du présentateur est partagée en direct, contrairement à la visioconférence où chaque participant peut être vu.
- Audio : le son passe via les haut-parleurs de l’ordinateur, un casque, ou même le téléphone en cas d’accès limité.
- Autres fonctions : scan de documents à partager, enregistrement vidéo de la session, intégration d’outils pour la traduction simultanée…
Scénarios d’utilisation des conférences Web
À quoi servent concrètement les conférences Web ? Voici quelques situations fréquentes :
- Formations : présentation de produits à une équipe commerciale, ateliers internes ou même enseignement à distance en classe virtuelle.
- Budgets, feuilles de route ou plans de vente : ces éléments sont exposés à l’ensemble de l’entreprise par le présentateur. Pour les réunions nécessitant un véritable échange, la visioconférence reste la plus adaptée.
- Votes et évaluations : visualisation et validation collective de projets, comme en publicité, architecture ou design, avec possibilité de donner son avis via le chat.
- Webinaires, conférences et keynotes : les géants de la tech, Apple, Google, Microsoft, diffusent leurs annonces à des milliers de spectateurs. Ces communications unilatérales sont emblématiques de la conférence Web.
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